Lektion7

Utskrift

Lektion 7:ellen4(1)

Skapa en utvärderin​gsmodell

Nu har vi nått till sjunde och sista lektionen i Entreprenad Lives mässkola med Ellen Källberg.
Denna vecka handlar det om hur vi utvärderar mässan, en utvärdering som också kan bli startskottet för nästa mässa.
Ellen har lång erfarenhet av mässor, en erfarenhet hon tar med sig när hon hjälper företag att få ut det mesta möjliga av sitt mässdeltagande. Under sju veckor har Ellen Källberg  i Entreprenad Lives nyhetsbrev delat med sig av sina bästa råd och tips.

Extra: Ellen kommer lite längre fram att i nyhetsbrevet berätta hur besökaren ska få ut mesta möjliga av mässan.

Ellen, nu har vi kommit till sista lektionen i vår mässkola, och du vill att vi ska utvärdera vårt deltagande. Varför?
– Utvärderingen är också startskottet för nästa mässa. Vad gick bra, vad gick dåligt, vad behöver vi ändra på.
 
Blir det inte lätt en massa gnäll?
– Det är minst lika viktigt att ta fasta på och förstå det positiva som att kritisera. Så att vi kan bygga vidare på det som fungerade till nästa mässa.

Vad betyder utvärderingen internt?
– Utvärderingen gör mässan viktig både för chefer och för övrig personal.

Vad menar du med att utvärderingen gör mässan viktig för chefer?
– Det ger tyngd om den mässansvarige inför chefen kan visa att han eller hon  inte bara har en målsättning utan dessutom efter mässan kommer att utvärdera om företaget nått sina mål?

Och på vilket sätt gör en utvärdering mässan viktig för personalen?
– Det visar att vi tar mässan på allvar om också deras insatser utvärderas. Det är min erfarenhet att det som mäts ofta blir bättre gjort.

Hur ska mässan utvärderas?
– Vi får gå tillbaka till vilka målsättningar vi satte upp och se hur väl vi har uppfyllt dessa.

Det låter avancerat?
– Det kan vara väldigt enkelt. Om vi satte som mål att demonstrera vår nya produkt för 50 tänkbara kunder så gäller det bara att under mässan sätta en pinne varje gång vi demonstrerar produkten för att sedan efter mässan utvärdera om vi nått upp till 50.
 
Men handlar det inte i slutändan om pengar?
– Vill vi göra det mer avancerat så får vi titta på om vårt mässdeltagande lönande sig jämfört med om vi gjort på något annat sätt. Vad skulle det t.ex. kosta oss med resor och övernattningar att demonstrera vår nya produkt för 50 kunder om vi var tvungna att besöka dem personligen. En sådan analys kallar vi ROI (Return On Investments).

Vad menas med ROI?
– Om det i exemplet ovan skulle kosta 10 000 kr per kund att besöka dem personligen, då vet vi också att värdet på våra 50 demonstrationer under mässan  var 500 000 kr (50 kunder X 10 000 kr). Om dessutom 120 personer besökte våra seminarier så kan vi på samma sätt räkna fram ett värde på dessa besök. Låt oss säga 1000 kr per besökare, alltså ett värde för oss på 120 000. Värdet på vårt mässdeltagande kan för oss sägas vara 620 000 kr (500 000 kr + 120 000 kr).

Men det kostar ju också att vara på en mässa?
– Visst. Men låt oss anta att vår mässdeltagande totalt kostade 250 000 kr då har ju värdet (620 000 kr) av vårt mässdeltagande med råge överstigit vad det kostade. Vår investering har lönat sig!
ROI är förhållandet mellan mässvärdet och kostnaderna. Är det mer än 1 så har vi tjänat på mässan, är det mindre än 1 så har vi förlorat.

Så här ser ROI-analysen ut, starkt förenklad:
Värdet på våra demonstrationer            500 000
Värdet på våra seminarier                      120 000
Summa                                                   620 000

Totala mässkostnader                            250 000

Vårt ROI (620 000/250 000)               2,48 (= bra!)             
 
Men om investeringen inte lönade sig?
– Då får vi fråga oss vad som blev fel – är det vårt fel, mässans fel eller beror det på faktorer vi inte rår över.

Hur kan det vara vårt fel?
– Vi kanske inte hade tillräckligt bra aktiviteter, lockade fel personer eller vår målgrupp visste inte att vi skulle ställa ut.

Hur kan det vara mässans fel?
– Det kanske inte var rätt mässa för oss, våra kunder var inte där?

Hur kan det bero på externa faktorer?
– När t.ex. askmolnet drog över Europa för några år sedan då ställde det till det för många mässarrangörer – något som ingen rådde över.

Kan man få hjälp att göra en utvärdering?
– Det finns dokument på Farlinks hemsida med förklaring till hur vi själva kan göra utvärderingen. Många företag använder sig av den. Läs på vår hemsida under utvärdering www.fairlink.se/for-utstallare/ och sedan under utvärdera själv.

När ska vi utvärdera mässan?
– Resultatet av en mässa kan ju inte alltid utläsas direkt. Det är därför viktigt att också utvärderingen får löpa över tid. Den måste kanske göras vid flera tillfällen.

Vad menar du med det?
– Ibland måste vi genomföra utvärderingen tre gånger. Första gången direkt efter mässan då vi kan utvärdera om vi nått våra kontaktmål under mässan, t.ex. att vi demonstrerat vår nya produkt för 50 kunder. Andra gången efter tre veckor då vi kan utvärdera om vi fått ut så många offerter som vi förutsatt och tredje gången efter kanske ett halvår då vi kan utvärdera om mässan lett till så många affärer som vi hoppats på.

Vad ska vi göra med utvärderingen?
– Cheferna måste naturligtvis få ta del av den men också all personal. Och var inte rädd för att ta i om det har gått bra. Sätt upp lappar i kafferummet och skicka ut de positiva sifforna på intranätet. Utse mässans hjältar!
 
Men vi kan ju också ha målsättningar som är lite mer luddiga som t.ex. att stärka vårt varumärke. Kan vi mäta det själva?
– Det kan vi –  men det är inte alltid så lätt och det tenderar att glömmas bort när vi är åter på kontoret. Då är det bättre att ta hjälp av ett professionellt utvärderingsföretag.


Ellens tre snabba om utvärdering

  1. Håll utvärderingen enkel till en början och utveckla den efterhand.
  2. Informera alla om att utvärderingen kommer att göras och att allas insatser kommer att mätas.
  3. Använd utvärderingen som ett dokument uppåt i organisationen och som startskottet för nästa års mässa.

  • Fler nyheter

    Håll dig uppdaterad om vad som händer i branschen.
    Skriv din mailadress här och få alla nyheter skickade till dig en gång per vecka: